A la hora de decidir la implementación en nuestra empresa de un nuevo software, hoy lo que se plantea es On Premise (en nuestro centro de datos) o SaaS (Software como servicio, en la nube), esa es la cuestión. Muchos realizarán una comparación bastante simple: para el caso On Premises, compararán el coste del hardware, los costes de licencias permanentes y el coste de mantenimiento de las soluciones. Para SaaS o Software como servicio,  el coste que se calculará serán las cuotas periódicas asociadas a la suscripción o al uso de dicho software. Demasiado simple y demasiados factores que no se tienen en cuenta.

Es una suposición bastante común pensar que en un período de dos o tres años, la solución On Premise es una opción más económica que SaaS, pero por lo general es una opinión sesgada y errónea, que no tiene en cuenta todos los costos reales, tanto los evidentes y como los ocultos, muchos de los cuales no encontrará en una solución SaaS y algunos que sí existen en SaaS serán una fracción de su coste tradicional On Premise.

Por ello, si quiere comparar costes de una manera profesional, hay que comparar el Coste Total de Propiedad (TCO) a lo largo de un periodo definido de la vida del software que puede ser de 5 años en adelante.

Veamos los costes reales del software On Premise.

1. Ya para empezar el proceso de selección necesita una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. Este proceso incluye la selección de una solución de software o aplicación (igual en SaaS). A menudo también es necesario seleccionar un proveedor y el modelo de hardware, así como la base de datos y el sistema operativo. Con SaaS, usted no tiene que preocuparse por el sistema operativo o la base de datos. Simplemente necesita el software/ aplicación que funcione para su negocio.
2. Debe tener en cuenta el verdadero costo de mantenimiento del software que le aplicará su proveedor, el coste de mantener el hardware, así como el coste de otro posible software subyacente que haya tenido que instalar previamente a sus aplicaciones. Por ejemplo, es común la necesidad de adquirir o actualizar software para gestionar copias de seguridad, sistemas de fallos ante caídas, varios servidores para poder hacer copias de sistemas, pruebas, desarrollos, etc…
3. El coste de las pequeñas actualizaciones y parches, incluyendo la instalación de las mismas y pruebas. En SaaS, las actualizaciones corren a cargo del proveedor.
4. Los gastos de operar y administrar los sistemas, que incluyen desde realizar pruebas, hacer o planificar copias de seguridad y restauración, aumentar o configurar los sistemas de discos o de almacenamiento, actualización del firmware, copias de sistema, configurar un clúster, etc.
5. El coste de actualizaciones de versión, que pueden ocurrir con frecuencia, a veces varias veces al año en versiones menores, o una vez cada dos años en versiones mayores, pero lo que es común son la instalación y pruebas de continuos “parches” para solucionar problemas técnicos o funcionales puntuales del software. En SaaS, de todo ello se encarga el proveedor.
6. En el modelo SaaS no hay prácticamente ningún coste o bien es mínimo en implementación técnica, pruebas, o instalación. Esto ya le ahorra entre el 24% y el 35% en costos de implementación. Además, la mayoría de los proveedores de SaaS se basan en las mejores prácticas, en aplicación pensadas para los usuarios y en avanzadas tecnologías de personalización, que eliminan el alto coste de la personalización clásica de la mayoría de las soluciones On Premise.
7. Por lo general, las soluciones On Premise son más difícil de integrar con los servidores web u otras aplicaciones en línea. Esto es generalmente más costoso de lo que ocurre en las plataformas SaaS, que están directamente en Internet y que utilizan servicios web y otros tipos de tecnologías de integración, listos para la nube.
8. Los costes de formación para las soluciones On Premise casi siempre mayores que en tecnologías SaaS, basadas en navegadores de internet, a los que todo el mundo ya se ha acostumbrado. Por ello, por lo general, si se conocen los procesos resulta muy sencillo el uso de aplicaciones SaaS, y por el mismo motivo los costes en capacitación son menores.
9. Los costes de escalar las soluciones. Mientras que en SaaS, los proveedores garantizan los niveles de servicio y por tanto están preparados para escalar de manera inmediata, ello puede suponer un gran coste en On Premise.
10. Hay unos costes de seguridad (que tanto preocupa o que tanto se pone como excusa para utilizar Cloud) asociados a las soluciones On Premise, pues tiene que implementarlos en su centro de datos, en tanto que estos costes no están presentes con las aplicaciones SaaS. Es más, los grandes proveedores de nube pública le garantizan una recuperación ante desastres, algo que es tremendamente costoso y que por ello, muchas empresas ni se plantean.

Estudios recientes de analistas de prestigio como IDC muestran que el TCO de SaaS es de un 35% a un 45% más bajos durante un período de 5 o 7 años comparándolo con una solución On Premise.

Como resumen, el coste del software incluye muchos más elementos que simplemente las licencias o el pago por el uso. A la hora de comparar y elegir, hágalo de una manera seria y profesional teniendo en cuenta todos los elementos, no sólo los más obvios.